Tema 25: Administración electrónica

El Tema 25 abarca la administración electrónica regulada en dos leyes: la Ley 39/2015 (arts. 12-18), que regula la relación electrónica del ciudadano con la Administración (ad extra), y la Ley 40/2015 (arts. 38-46), que regula la infraestructura digital interna de la Administración (ad intra). Los artículos estrella en examen son: el art. 38 de la Ley 40/2015 (definición de sede electrónica, 9 principios de creación y ley de referencia), el art. 14 de la Ley 39/2015 (obligación vs. derecho de relación electrónica) y el art. 16 de la Ley 39/2015 (registro electrónico general y lugares de presentación de documentos). La trampa más frecuente consiste en confundir a qué ley pertenece cada institución: la sede electrónica se regula en la Ley 40/2015, no en la 39/2015.

BLOQUE I — LEY 39/2015: EL CIUDADANO ANTE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Art. 12 Ley 39/2015 — Asistencia en el uso de medios electrónicos. Las AAPP deben garantizar que los interesados puedan relacionarse electrónicamente (art. 12.1). Asistirán especialmente a quienes no estén obligados según el art. 14.2 y 14.3, en: identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes por registro electrónico general y obtención de copias auténticas (art. 12.2). Si el interesado no dispone de medios electrónicos, un funcionario habilitado podrá identificar o firmar en su nombre, con consentimiento expreso del interesado (art. 12.2 in fine). Existe un registro de funcionarios habilitados, plenamente interoperable e interconectado entre AAPP, donde al menos constarán los funcionarios de las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 12.3).

Art. 13 Ley 39/2015 — Derechos de las personas. Enumera nueve derechos, entre ellos: comunicarse a través de un Punto de Acceso General electrónico (art. 13.a), ser asistidos en medios electrónicos (art. 13.b), obtener medios de identificación y firma electrónica (art. 13.g), y la protección de datos personales (art. 13.h). Estos derechos son sin perjuicio de los del art. 53 (derechos de los interesados en el procedimiento).

Art. 14 Ley 39/2015 — Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente. Las personas físicas pueden elegir en todo momento si se comunican electrónicamente o no (art. 14.1). Están obligados a relacionarse electrónicamente (art. 14.2): (a) personas jurídicas, (b) entidades sin personalidad jurídica, (c) profesionales de colegiación obligatoria (incluidos notarios y registradores), (d) representantes de obligados, (e) empleados públicos por razón de su condición. Reglamentariamente podrá ampliarse la obligación a determinados colectivos de personas físicas (art. 14.3).

Art. 15 Ley 39/2015 — Lengua de los procedimientos. La lengua de los procedimientos tramitados por la AGE será el castellano. En CCAA con lengua cooficial, el interesado puede elegir; si hay varios interesados y discrepancia, se tramita en castellano (art. 15.1). En CCAA y EELL, se sigue la legislación autonómica (art. 15.2).

Art. 16 Ley 39/2015 — Registros. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, que funciona como un portal de acceso a los registros electrónicos de cada Organismo (art. 16.1). Los Organismos públicos podrán tener registro propio, plenamente interoperable e interconectado (art. 16.1). Las disposiciones de creación se publican en el diario oficial y deben especificar: órgano responsable, fecha y hora oficial, días inhábiles (art. 16.1). Cada asiento contiene: número, epígrafe expresivo de naturaleza, fecha y hora, identificación del interesado, órgano remitente, persona u órgano destinatario y referencia al contenido (art. 16.3). Se emite automáticamente un recibo (copia autenticada con fecha, hora y número de entrada). Cinco lugares de presentación (art. 16.4): (a) registro electrónico de la Administración destinataria o cualquiera del art. 2.1, (b) oficinas de Correos, (c) representaciones diplomáticas u oficinas consulares, (d) oficinas de asistencia en materia de registros, (e) cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Documentos presenciales se digitalizan y se devuelven los originales (art. 16.5).

Art. 17 Ley 39/2015 — Archivo de documentos. Cada Administración mantendrá un archivo electrónico único de documentos de procedimientos finalizados (art. 17.1). Los documentos se conservan en formato que garantice autenticidad, integridad y conservación, y su consulta con independencia del tiempo transcurrido (art. 17.2). Los soportes contarán con medidas de seguridad según el Esquema Nacional de Seguridad (art. 17.3).

Art. 18 Ley 39/2015 — Colaboración de las personas. Las personas colaborarán con la Administración facilitando informes, inspecciones y actos de investigación, salvo que atenten contra honor, intimidad o datos confidenciales de terceros (art. 18.1).

BLOQUE II — LEY 40/2015: LA ADMINISTRACIÓN DIGITAL DESDE DENTRO

Art. 38 Ley 40/2015 — La sede electrónica. Es una dirección electrónica disponible para los ciudadanos cuya titularidad corresponde a una Administración Pública (art. 38.1). Conlleva responsabilidad del titular respecto de integridad, veracidad y actualización (art. 38.2). Creación sujeta a 9 principios: transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad (art. 38.3). Se garantiza la identificación del órgano titular y medios para sugerencias y quejas (art. 38.3). Comunicaciones seguras cuando sean necesarias (art. 38.4). Se identifican mediante certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o equivalente (art. 38.6).

Art. 39 Ley 40/2015 — Portal de internet. Es el punto de acceso electrónico que permite el acceso a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente (art. 39). Distinción clave: el portal da acceso a información; la sede es donde se realizan trámites con efectos jurídicos.

Art. 40 Ley 40/2015 — Identificación de las AAPP. Mediante sello electrónico basado en certificado electrónico reconocido o cualificado. Los certificados incluyen NIF y denominación (art. 40.1). La relación de sellos es pública y accesible electrónicamente. La Administración se entiende identificada respecto de lo publicado en su portal de internet (art. 40.2).

Art. 41 Ley 40/2015 — Actuación administrativa automatizada. Acto realizado íntegramente a través de medios electrónicos sin intervención directa de un empleado público (art. 41.1). Se debe establecer previamente: órgano competente para especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Se indica el órgano responsable a efectos de impugnación (art. 41.2).

Art. 42 Ley 40/2015 — Firma para actuación automatizada. Dos sistemas: (a) sello electrónico de Administración Pública basado en certificado reconocido o cualificado; (b) código seguro de verificación (CSV) vinculado a la Administración, que permite comprobar integridad del documento accediendo a la sede electrónica.

Art. 43 Ley 40/2015 — Firma del personal. La actuación electrónica se realiza mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público (art. 43.1). Cada Administración determinará los sistemas de firma, pudiendo identificar conjuntamente al titular y a la Administración. Por razones de seguridad pública, podrán referirse solo al número de identificación profesional del empleado (art. 43.2).

Art. 44 Ley 40/2015 — Intercambio en entornos cerrados. Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados son válidos para autenticación e identificación (art. 44.1). Misma Administración: esta determina las condiciones unilateralmente (art. 44.2). Distintas Administraciones: mediante convenio (art. 44.3). En todo caso se garantizará seguridad y protección de datos (art. 44.4).

Art. 45 Ley 40/2015 — Interoperabilidad de la firma. Para favorecer la interoperabilidad, cuando una Administración utilice firma distinta de certificado reconocido o cualificado, podrá superponer un sello electrónico basado en certificado cualificado (art. 45.2).

Art. 46 Ley 40/2015 — Archivo electrónico. Todos los documentos de actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo imposibilidad (art. 46.1). Los que contengan actos que afecten derechos se conservan en mismo formato u otro que asegure identidad e integridad (art. 46.2). Los soportes garantizarán: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección, conservación y recuperación y conservación a largo plazo según el Esquema Nacional de Seguridad (art. 46.3).